Муниципальный архив

Задачи муниципального архива:

• обеспечение сохранности и учёт архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч. учёт архивных документов, принятых в Архив. Предоставление, в установленном порядке учётных данных в отдел по делам архивов Управления делами Воронежской области. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности. Подготовка предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Архиве.
• обеспечение эффективного и постоянного взаимодействия Архива администрации Павловского муниципального района с организациями- источниками комплектования Архива.
• осуществление контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях администрации Павловского муниципального района и организациях — источниках комплектования муниципального архива.
• осуществление полномочий по работе с обращениями физических и юридических лиц, выдача по их обращениям справок социально-правового характера, архивных копий и архивных справок.
• осуществление на территории Павловского муниципального района полномочий в сфере архивного дела.

Функции муниципального архива

• обеспечивает хранение архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Воронежской области, в т.ч. образующихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесённых к муниципальной собственности;
• архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Воронежской области, образующихся в процессе деятельности органов местного самоуправления, до передачи в государственный архив Воронежской области;
• архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность архивного фонда Воронежской области;
• документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действующих на территории муниципального образования;
• учётных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;
• документов негосударственной части Архивного фонда Воронежской области поступающих на хранение в Архив в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и администрацией Павловского муниципального района по согласованию с Архивом;
• комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.;
• составление списка организаций- источников комплектования Архива, утвержденного администрацией Павловского муниципального района и согласованного с отделом по делам архивов Управления делами Воронежской области, систематическая работа по их уточнению;
• приём документов постоянного (долговременного) хранения в Архив;
• проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архиве.
• организационно- методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организаций, документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных образований. Содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
• проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
• ведение в установленном порядке учёта документов, хранящихся в организациях- источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
• рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования архива и инструкций по делопроизводству;
• рассмотрение и предоставление в отдел по делам архивов управления делами Воронежской области, поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
• рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приёму в Архив в порядке, установленном отделом действующим законодательством;
• изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
• оказание организационно- методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
• разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организаций документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышение квалификации работников делопроизводственных служб организаций.
• составление на основе предложений структурных подразделений и органов администрацииПавловского муниципального района планов мероприятий, проводимых в администрации Павловского муниципального района, подготовка проектов планов работы администрации Павловского муниципального района, контроль за их исполнением;
• информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
• информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документарную информацию;
• организация работы пользователей документации, изготовление копий по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации;
• приём граждан, рассмотрение их заявлений, предложений и жалоб;
• создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архива, архивных справочников о составе и содержании документов.